話幾乎人人會說,但說的好不好或說的對不對,在這重視溝通能力的現代社會,往往成為致勝與否的關鍵之一.為了幫助同學培養口語表達能力,本工作坊將從口頭報告和溝通技巧兩方面進行討論.希望同學們不僅在課堂報告上有好的表現,更能學習適切表達自己、與人溝通無礙的訣竅.

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主題 日期
學習策略工作坊--口頭報告技巧
2009-06-24 石美倫博士
學習策略工作坊--口頭報告技巧

時間:2008年12月9日
地點:臺大新聞所203室
講者:石美倫博士(臺大教學發展中心學習促進組副組長)
講題:口頭報告技巧
整理:劉蘊芝(臺大外文畢)
內容:

        今天的工作坊首先會先談報告前的準備事項,再來談上台時要注意哪些事情,最後則是討論如何將口頭報告的技巧運用到口語表達能力上。
        從前的人會覺得嘴上功夫是不好的,其實在這個重視溝通的社會,我覺得嘴上功夫也是一門真功夫。所以要學好口頭報告的技巧,必須先做好幾項心理建設,例如學習將口頭報告當作是個值得把握的難得機會。雖然現代人聊天機會很多,但是像這樣站在台上、老師同學都很專心地聽你發表意見的機會並不多,所以有這種機會就要好好把握;有時老師還會加入同學互評的活動,這正是你進步的難得機會,所以不要覺得口頭報告是一件很討厭、很難搞的事,而該當作是成長的契機。另外,要相信成功的口頭報告是可以訓練出來的。有的老師一拿到麥克風就可以口若懸河,這很可能是後天訓練出來的能力,而平常口齒伶俐的人不一定就會做口頭報告。

3P情境分析—People、Place、Purpose

        首先,在口頭報告的事前準備工作中,同學必須針對3P做「情境分析」。你要先分析聽眾 (People) 的人數、性別、年齡、地位、態度、知識和需求。目前同學們的聽眾群比較單純,大都以班上同學為主,但即將就業的高年級同學就要注意其它點,特別是進入商業界工作後你會發現一天到晚都要做簡報,某些口頭報告到這個公司可能很成功,到下一個公司就不一定了,重點在於要找出聽眾中的關鍵人物。在學校,關鍵人物當然就是打分數的老師,你要說服他,迎合他的需求,這就是成功報告的關鍵。再來你要分析場地 (Place) ,選擇最適合的環境。對同學來說,大部份場地就是教室,但教室有很多種,報告前你需要分析哪種場地較適合你,不適合的話該作什麼調整。最後要分析目的 (Purpose) ,也就是你為什麼要做這次報告。你要以達成聽眾期待為目標進行報告,這樣聽眾才不覺得時間被浪費了。

建立自信的方法

        如果真的很不喜歡做口頭報告,以下有一些幫助你建立自信的方法:第一,「自我鼓勵(自我催眠)法」,你可以告訴自己我已經準備的很充分了,或是我的題材很有趣,同學一定會很喜歡。當全世界的人都說你不好,一定要有一個人說你好,那就是你自己。第二是「要點記憶法」,有的人上台很緊張,只好把要報告的東西從頭背到尾,這樣報告就會變得很死板。其實只要記下你的重點,報告時不管發生什麼狀況,只要重點有出來你就會很篤定、報告就有內容。另外要熟讀記憶,因為PPT的內容一定比你要報告的東西少,所以你必須熟記你要講的東西,報告時再用自己的話流利地說出來。第三是「情緒調節法」,就是深呼吸 1…2…3…。第四是「目光迴避法」,雖然老師們都說要有 eye contact 才有禮貌,但非常緊張時做 eye contact 反而會弄巧成拙。這時可以使用虛視法,就是把視線放在後排上方緩緩移動,讓觀眾以為你正看著他 (雖然你並沒有)。最後是「試講練習法」。我要強調,不管將來做什麼報告,請一定要反覆練習。獨自練習也可以,但因為你要在眾人面前報告,最好找家人朋友來試聽,這樣也有助於報告時間與觀眾反應的掌控。除此之外,報告時記得要穿適宜的衣服。台灣人很講求隨性和隨意,但報告時穿自己最舒服的衣服來,是萬萬不可的。請記得一個原則:要穿的比主持人還正式。對同學而言主持人就是老師,要穿的比老師正式有點困難,但只要正式就好了,例如穿個襯衫,避免牛仔褲和拖鞋,倒不必標新立異。穿的正式也是在向聽眾釋放一個訊息,就是「你很重視今天的報告」。給眾人這樣的第一印象是很重要的。

上台前的確認

        上台前要做最後的確認:第一,早點到達會場熟悉環境,注意一下講台和時鐘的位置,如果當天要和聽眾做活動,記得要特別注意你和聽眾的距離以及座位排放的方式。第二,確認報告過程中要使用的設備,例如注意麥克風是有線或無線(這會影響你控制音量的大小和移動性)、電腦的電源線是否找得到插座、投影機的效果好不好、喇叭有沒有聲音、有沒有網路連線等。第三,要準備好自己的小道具,例如講義、水杯、手錶、光筆。光筆是很好的工具,但未必每個人都能用的很好。典型光筆的移動方式是畫圈、在底線移動,但如果到處點來點去、眼花撩亂地亂移,會讓聽眾看了眼睛抽筋,非常吃力。因此,如果要使用光筆請先多練習,並請記得只挑PPT上的重點強調,不需要每個東西都點,也可以利用聲音或手勢來輔助。另外一個講者緊張時常犯的錯誤,就是直接用手在電腦螢幕上指來指去,但這樣聽眾根本看不到。最後要確認的,就是先準備好報告的相關檔案,例如先打開簡報檔。做好這些準備,你就可以上台了。

報告小技巧

        報告是有一些小技巧的,理想的報告結構應該長這個樣子:開場白佔 10% ,主體佔 85% ,結語佔 5% 。首先就開場白的部份,開場白有很多種方式,最常見的就是致意或問候,例如中午時段可以問同學吃飽了沒,或是一邊測試麥克風一邊問:「後面的同學聽的到嗎?」等問題。自我介紹也是很好的開場白,或者做個背景介紹(為什麼做個報告?引起問題意識)、流程簡介、利用輕鬆幽默的話開場(不強求,這和個性有關)、引用古今名言,或是使用一張漂亮的圖片等。一個好的開場就成功了一半,因為它可以吸引老師和同學的注意力。

        就主體的部份,你應該組織報告的內容,強調邏輯性,使段落和結論相呼應,並且插入流程。第一,報告的內容可以用「故事腳本」或「理論」兩種方式來組織,故事腳本的方式可依時程(過去、現在、未來)、地理環境(亞洲、歐洲、美洲)或階段(實施的階段、注意事項、驗證的階段)來陳述;依時程的方式陳述會給聽眾一個較完整的故事性,依地理環境及階段來陳述則須在總結時作說明會比較清楚。若用理論來組織報告可使用歸納法、演繹法或辯證法這三種科學方法。歸納法可以用來說服公司老闆,例如A公司用我們公司產品,B公司用,C 公司也用,代表我們產品很好,所以結論就是你們公司也可以用我們的產品。辯證法通常用來處理較具爭議性的問題,通常會有一方持正方意見,另一方持反對意見,結論是你的看法如何。演繹法方面,典型例子是薪資結構和勞動意願的關係,例如先假設前提:薪資越高勞動意願越高,經由事實證明的確如此,進而得到結論。第二,報告的邏輯性非常重要,切忌天馬行空地給很多事實、例證或資料,卻讓人摸不清主題;口頭報告並非以多寡取勝,而是你去組織整理出自己的理論。有些同學做PPT的方法是塞了很多資料,但那不是很理想的方式,倒不如釐清自己的想法、抓個主題,然後用邏輯性的方式排出來才是最令人印象深刻的。第三,段落和結論應相呼應,請不要講到中間連自己都忘記講到哪裡了。最後,要有插入流程的彈性。所謂插入流程就是報告過程中可能會有一些突發狀況(如同學問問題),這些都應該在你的預估之內,你也可以趁機回答一些你在報告中不會講到的東西。

報告的總結

        最後我們來看總結。總結分摘要、結論、後續動作和結語。摘要就是簡潔地回顧報告全貌,然後致謝結束。結論是重申所持的論點,讓大家離開教室後還會記得講者所持的意見。後續動作包括討論和Q&A,通常期末報告或個人口頭報告不會留下太多討論時間,但如果真的有這麼一段時間,同學可以趁機好好想想這個報告帶給你的想法。這一點是TA養成中很重要的部份,因為聽眾所提的問題可以是一個研究的開始而不是結束。Q&A也是交換意見的時間,雖然講者無法掌控會出現哪些問題,但如果能善用,不但可以補足報告不足,還可以引發更多有趣的論點,所以講者不必害怕它,反而該知道Q&A正是可以學到新東西的時機。另外,記得總結時千萬不要天外飛來一筆新資料,或是忽然講一個之前沒有提過的要點與訊息,即使你認為是重點;此外也不必無意義的謙虛,這只會浪費時間。

提問的用意 (Q)
應對的方法 (A)
單純針對不懂之處發問
 回答問題
想要表達自己的意見
 「這點是非常重要的」
提出反對的理由
 「找出反對的理由」
想要驗證報告的內容
 提供相關資料
想要出風頭
 「這是非常好的建議」
故意刁難
 設法結束問題
想要陷害主講人
 設法結束問題


團隊報告

        就團隊報告的部份有幾點要注意:首先可依內容區分,各自由一位同學負責報告。第二,開場白和總結都由同一人負責比較具完整性。第三,若人數過多,可選派代表上台報告,而不是一群人全部擠在台上,輪到誰的時候就上場。選出代表上台報告,並且全組事先跑過一遍可以讓報告更流暢,看起來也更專業。最後,面對提問時,可由一位同學代表接受問題,再指定相關人員回答。

輔助器材

        報告可以使用視覺輔助器材,它具有「有助理解,引發興趣」、「加深印象,集中注意力」、「提醒講者,不致於離題」、「有效控管時間」四大功效。但它也有「 technical problems 」、「過度依賴」、「照本宣科,缺乏互動」、「用的不適當」 四大缺點。常用的簡報輔助工具有電腦螢幕、投影機、整合導覽面板、幻燈片、白報紙架、講義等。電腦螢幕通常使用在沒有投影機的圓桌會議,優點是不需要大型設備,缺點是畫面太小;投影機是目前最常用的輔助器材,適合人多的場合,製作簡易,且可以遠距操控,只是準備工作比較費時,且當講者照PPT的稿子念時,容易變成單向溝通;整合導覽面板和幻燈片現在較少人在用了,因為製作很費時;白報紙架的優點是有講過的內容有記錄可查,可以清楚知道從過去到目前所講的內容;講義是最基本的道具,也是除了服裝之外同學可以掌控的部份。講義有輔助的效果,也可能造成聽眾猛看講義不聽講者,這時就要自己衡量要在講義上放什麼東西。
        投影片的製作有幾個原則,其最高原則就是一張投影片講 1~2 分鐘即可,內容求精不求多,講不完就算了。第二,文字要簡要,每頁文字不宜過多,字體不宜太小。第三,顏色要清晰,標題清楚;根據色彩學,深藍色的背景加上鮮黃色的文字最吸引人,還要注意背景太淺會投影不出來。第四,格式和外觀要注重專業感,避免不必要的動畫和插圖。第四,一定要記得檢查拼字,尤其英文的部份。最後,一定要註明文獻的出處,這是同學常常忘記的。

口語表達能力

        以上口頭報告的一些技巧,其實可以應用在口語表達能力上。首先,要做一個口才好的人,說話要有說服力,這牽涉到你在語言上用了什麼字句、慣用語和文章,在非語言上則牽涉到你用了什麼肢體語言、表情、姿勢、態度,甚至你的服裝、髮型和隨身配件也會影響。其次,有三個不可或缺的要素要注意:第一就是要陳述自己的意見,而非堆砌一堆資料而已。再來要有感情,如果你不喜歡這個題目,請你表現出你喜歡它的樣子;如果你真的喜歡,那就盡情地表現出你的熱情和誠意。最後,你的報告要具備事實資料,即真實事件、情況、引用文獻、具體數據等。第三要把話講清楚,這牽涉到你在速度、音調、語氣、音量、停頓等細節的調整。第四,要減少不必要的習慣用語,例如發語詞(嗯…啊…)、口頭禪(然後…)、贅詞(那個嘛…這個喔…對耶…)等。當發覺自己想說「嗯」時就把它吞下去,讓它變得沒有聲音,這樣還可以在談話中加入停頓的空間,讓自己有換氣喘息的空間。第五,要讓大家聽得懂,尤其是出現專有名詞和術語時,要視狀況做調整。例如對著一群專業人士做簡報時,你可能就需要使用他們的專業術語,以顯示自己有做功課;若你面對的只是同學,就沒必要一直套用。簡言之,報告的原則是要讓大家聽得懂,把話說清楚,重點才會明顯。
        基本上,口頭報告就是把重點抓出來,有條理的說,而不是把一堆資料塞進PPT裡。好的報告應該在講完後引發大家做一些思考,所以提綱挈領地把重點說出來就好,不需要太拘泥細節。謝謝大家!

 

 

 

 

 

 

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